Frigg
Lesa meira
Fyrsta skrefið í innleiðingunni er að innrita öll börn fædd 2019 í grunnskóla haustið 2025 í gegnum Frigg, í gegnum samræmda umsókn á Ísland.is.
Til að það gangi sem allra best er mikilvægt að þið fáið skýrar leiðbeiningar frá okkur um það hvernig
þið getið undirbúið innleiðingu á Frigg og svo Matsferli sem kemur strax í kjölfarið. Við viljum gera okkar besta en munum þurfa ykkar aðstoð við að undirbúa starfsfólk sem sinnir hlutverkum sem eru sérstaklega mikilvæg í ferlinu, klukka tengiliði hjá þjónustuaðilum, og tryggja aðgang að eigin kerfum sem eru hluti af breytingunni.
Leiðbeiningar vegna undirbúnings fyrir innleiðingu
Frigg – nemendagrunnur
Sveitarfélögin eru á ólíkum stað hvað stafræna vegferð varðar. Í allri nálgun við hönnun á Frigg og vali á kerfi utan um Matsferil hefur verið gengið eins langt og hægt er til að auðvelda ykkur að nýta þau kerfi og verklag sem eru til staðar. Þannig er hægt að mæta hverju sveitarfélagi á þeim stað sem það er. Á sama tíma vinnum við þetta samkvæmt nýjustu stöðlum og tryggjum ítrustu sjónarmið varðandi öryggi og persónuvernd. Í því ljósi er ekki ólíklegt að einhver ykkar þurfi að gera meira en önnur til að mæta þeim kröfum.
Við höfum skilgreint lágmarksaðgerðir í högun sveitarfélags á sínu umhverfi þannig að það geti tengst og uppfyllt sínar skyldur. Mælt er með að sveitarfélögin hefji strax undirbúning með sínum upplýsingatæknideildum,
-sérfræðingum eða birgjum til að undirbúa innleiðingu á Frigg en því felst:
1. Uppsetning miðlægrar auðkenningar og aðgangsstýringa fyrir aðila sem vinna munu í Frigg
2. Tenging skjalakerfis sveitarfélagsins við Frigg til að sækja umsóknir og afgreiðslu umsókna
3. Uppfærsla á upplýsingum á heimasíðu sveitarfélagsins til að tengja umsókn á réttan stað
4. Uppfærsla á götum og skólahverfum sveitarfélagsins í íbúasýn sveitarfélaga
1.
Miðlæg auðkenning og aðgangsstýring
Í Frigg er boðið upp á tvenns konar auðkenningar og aðgangsstýringar og hvor leiðin er farin, fer eftir hvort sveitarfélagið notar í dag Active Directory/Entra eða ekki. Í síðara tilfellinu verður aðgangi stýrt í viðmóti Friggjar með rafrænum skilríkjum. Gera þarf ráð fyrir eftirfarandi hlutverkum í innleiðingunni miðað við ofangreindar forsendur:
a) Active Directory/Entra
Í þeim tilfellum þar sem aðgangi starfsfólk í kerfi er stýrt í gegnum Active Directory/Entra, eða aðra sambærilega lausn, verður sveitarfélaginu afhent skema til innleiðingar á skilgreindum hlutverkum.
Lykilhlutverk við innleiðingu:
● Tengiliður sveitarfélags hjá upplýsingatæknibirgja (þar sem við á)
● Tæknistjóri sveitarfélags eða annar sá aðili sem sinnir aðgangi starfsfólks inn í kerfi sveitarfélagsins
● Persónuverndarfulltrúi
● Sviðsstjóri fræðslusviðs
b) Rafræn skilríki
Í þeim tilfellum þar sem sveitarfélag hefur ekki sett upp miðlæga auðkenningu og aðgangsstýringu í gegnum Active Directory/Entra, eða aðra sambærilega lausn, verður aðgengi stýrt í viðmóti Friggjar. Miðstöð menntunar og skólaþjónustu byrjar á því að veita viðeigandi aðila innan sveitarfélags admin aðgang að kerfinu. Viðkomandi auðkennir sig síðan með rafrænum skilríkjum í viðmóti Friggjar. Þar mun viðkomandi admin stofna aðra notendur á vegum sveitarfélagsins. Þeir notendur auðkenna sig svo með rafrænum skilríkjum til þess að öðlast aðgang að Frigg. Það er því á ábyrgð þessara admin notenda að stofna aðganga og loka eftir atvikum.
Lykilhlutverk við innleiðingu:
● Persónuverndarfulltrúi sveitarfélagsins
● Sviðsstjóri fræðslusviðs
● Skólastjórar
Kostnaður:
Hér á ekki að falla til kostnaður.
2.
Tenging við skjalakerfi sveitarfélags
Skjölun á umsóknum sem verður til í Frigg verður í samræmi við lög um opinber skjalasöfn og er framkvæmd hennar á herðum hvers sveitarfélags fyrir sig í samræmi við þeirra innri ferla.
Hvert sveitarfélag tekur sjálft ákvörðun um hvort það sæki gögn og fylgiskjöl handvirkt þ.e. með því að hlaða þeim niður og vista í eigin skjalakerfi, eða með því að nýta vefþjónustutengingu við Frigg þannig að skráning þeirra og vistun í skjalakerfi sé sjálfvirk með réttum ábyrgðaraðilum og verkliðum
Mikilvægt er að benda á að gögn og fylgiskjöl fara annað hvort til skólaskrifstofu eða skólastjóra, eftir
því hverjir innri ferlar sveitarfélags eru. Eftir sem áður þurfa þau í báðum tilfellum, lögum samkvæmt,
að enda í skjalakerfum til varðveislu.
Lykilhlutverk við innleiðingu
● Skjalastjóri
● Sviðsstjóri fræðslusviðs
● Skólastjórar
● Þjónustuaðili þess upplýsinga- og skjalakerfis sem sveitarfélagið notar
Kostnaður
Kostnaður sem kann að falla til vegna tengingar Friggjar við skjalakerfi veltur annarsvegar á því hvort skjalakerfi hafi þegar verið innleidd í starfsemi grunnskólanna, eða einungis á skrifstofur sveitarfélags. Hér kann því að falla til kostnaður vegna viðbótarleyfa fyrir nýja notendur.
Ef svo ólíklega vill til að sveitarfélag hefur ekki sett upp Strauminn (X-road) til öruggra gagnasamskipta milli Ísland.is, opinberra stofnana og sveitarfélags, þá getur fallið til kostnaður við uppsetningu sem mun nýtast í aðra stafræna þjónustuumbreytingu.
Borga þarf fyrir tengingar við vefþjónustu. Hversu hár hann kann að vera veltur á samningi sem
sveitarfélagið hefur gert við sinn þjónustuaðila og fjölda klukkutíma sem þjónustuaðili tekur til
verksins. Hér skiptir undirbúningur sveitarfélags máli.
3.
Uppfærsla upplýsinga á heimasíðu
Á heimasíðum sveitarfélaga er að finna upplýsingar um skóla sem sveitarfélagið starfrækir. Þar er líka að finna upplýsingar hvernig á að sækja um skóla fyrir börn sem eru að hefja skólagöngu eða flytjast á milli skóla. Mikilvægt er að þessar upplýsingar verði uppfærðar og vísað á innritun á Ísland.is.
Uppfærsla upplýsinga á þjónustuvef sveitarfélags er fjórþætt:
1. Skipta þarf út núverandi umsókn í íbúagátt sveitarfélags, þjónustuvef sveitarfélags
2. Skipta þarf út núverandi umsókn á vef grunnskólans fyrir umsókn á Ísland.is.
3. Uppfæra upplýsingar á þjónustuvef sveitarfélagsins um hvaða umsóknir eru aðgengilegar á
Ísland.is
4. Tryggja að í þeim upplýsingapóstum sem sendir eru á foreldra til undirbúnings á innritun í
grunnskóla séu uppfærðar upplýsingar.
Lykilhlutverk við innleiðingu
● Þjónustustjóri, verkefnastjóri stjórnsýslu eða annar aðili með aðgang að þjónustuvef
● Skjalastjóri
● Sviðsstjóri fræðslusviðs
● Skólastjórar og/eða verkefnastjóri með aðgang að vef skólans
● Leikskólastjórar
● Þjónustuaðili þeirrar íbúagáttar sem sveitarfélagið notar
Kostnaður
Kostnaður sem kann að falla til vegna þessara breytinga veltur á þeim samningi sem sveitarfélagið hefur gert við sinn birgja og fjölda klukkutíma sem sá aðili tekur til verksins þ.e. tímanum sem tekur að aftengja eldri umsóknir og setja inn tengil á vef Ísland.is. Þá kann að falla til innri kostnaður vegna starfsmanns sem uppfærir upplýsingar á þjónustuvef sveitarfélagsins sem og vefsíðu grunnskóla.
4.
Uppfærsla á Íbúasýn – skólahverfi
Þegar barn er innritað í grunnskóla hefur það verið skráð í skóla út frá lögheimili. Það felur í sér að um er að ræða sjálfvirka tengingu barns við skólahverfi og þann skóla sem barn innritast í.
Forsjáraðili þarf að staðfesta þann skóla á sama tíma og umsókn er útfyllt. Forsjáraðilar eiga þess líka kost að velja annan skóla fyrir barnið sitt í sínu sveitarfélagi.
Til að þessi sjálfvirknivæðing varðandi það að tengja skóla saman við lögheimili gangi eftir mun Frigg sækja upplýsingar um barn í Þjóðskrá og höfum við valið Ferli ehf. sem miðlara Þjóðskrárgagna. Er þetta vegna þess að Ferli þjónustar sveitarfélögin þegar með Íbúasýn og eru upplýsingar um skólahverfi hluti af samningum þeirra á milli.
Sveitarfélögin þurfa að tryggja að gögnin þeirra í Íbúasýn séu uppfærð. Það þýðir að uppfæra þarf götuskrá, hverfaskrá og skólahverfaskrá, hafi það ekki verið gert með reglubundnum hætti undanfarin misseri.
Lykilhlutverk við innleiðingu
● Skipulags- og/eða byggingarfulltrúi eða annar sá aðili sem hefur aðgang að Íbúasýn sveitarfélagsins
● Sviðsstjóri fræðslusviðs
● Verkefnastjórar fræðslumála
Kostnaður
Kostnaður sem kann að falla til vegna skólahverfa veltur á því hversu reglulega sveitarfélögin hafa uppfært skrárnar sínar, þ.a.l. hversu mikill tími þarf að fara í vinnu við uppfærslu.
Þá kann að vera að leyfiskostnaður falli til hjá þeim sem gera þurfa samning við Ferli en langstærstur hluti sveitarfélaga er í dag með virkan samning við fyrirtækið.
Næstu skref
Innleiðingin sjálf hefst um miðjan janúar með sameiginlegum fundi sem boðað verður til þann 20. janúar. Þá munum við fara yfir stöðuna hjá ykkur ásamt því að senda út ítarlegri leiðbeiningar. Einnig munum við fara yfir það hvernig við vinnum saman fram að 3. mars, þegar innritun hefst.
Ef frekari spurningar vakna má
einnig má hafa samband við okkur á frigg@midstodmenntunar.is.